Диплом Исследование и совершенствование документооборота на предприятии, номер: 67309

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА 7
1.1 Понятие и сущность документооборота, виды документопотоков 7
1.2. Организация процесса документооборота в организации 20
1.3. Современные проблемы документооборота в организациях 32
ГЛАВА 2. ИССЛЕДОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ОАО «РЖД» 37
2.1 Характеристика ОАО «РЖД» 37
2.2 Порядок обработки потоков документов в ОАО «РЖД» 40
2.3 Исследование движения документооборота в ОАО «РЖД» 49
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОАО «РЖД» 54
3.1. Методы совершенствования документооборота на предприятии 54
3.2. Разработка проектных мероприятий по совершенствованию документооборота ОАО «РЖД» 59
3.3. Оценка социальной и экономической значимости предложений 63
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 70
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 73

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования обусловлена необходимостью повышения эффективности деятельности предприятий, причем тема исследования представляет интерес как в практическом, так и теоретическом аспектах.
Каждый подобный проект важен не только как вклад в решение практических задач повышения эффективности предприятий, но и в методическом отношении - как новый пример творческого подхода к организационным и техническим проблемам рационализации управленческого труда в конкретных условиях.
Важнейшими условиями успешного функционирования и дальнейшего совершенствования системы управления предприятиями являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой информации. Каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами взаимосвязей с другими предприятиями и т.п. В качестве оправдавшего себя механизма повышения эффективности деятельности предприятий проявила себя оптимизация документооборота, осуществляемая с участием консультантов при активном использовании внутренних возможностей самих предприятий.
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
В новых условиях хозяйствования предприятий немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений.
Комплекс обозначенных проблем ставит перед современными исследователями ряд вопросов, основной из которых следующий: «Как эффективнее осуществить совершенствование документооборота?». Ответ на этот вопрос автор видит в использовании новых информационных технологий в документационном обеспечении.
Можно утверждать, что повышение эффективности деятельности предприятий посредством совершенствования документооборота может привести к перелому негативных тенденций в российской экономике. К сожалению, этот опыт недостаточно обобщен и формализован, что препятствует его широкому распространению.
Целью исследования является обобщение и систематизация опыта совершенствования документооборота в организации и использование его в управлении. Декомпозиция указанной цели определяет основные задачи исследования:
-исследование организационных форм делопроизводства на предприятии, требований, предъявляемых к документообороту;
-анализ современного опыта совершенствования документооборота;
определение и систематизация направлений совершенствования документооборота в ОАО «РЖД».
В соответствии с целью и задачами логика настоящего исследования построена таким образом, чтобы обеспечить последовательное изучение комплекса проблем.
Теоретически и методически исследование опирается на положения как зарубежных ученых в области проектного управления (Р.В. Гутч, С. Дворачек, А. Хайек, X. Шелле), так и отечественных (Бурков В.Н., Воропаев В.И., Гальперина З.М., Мазур И.И., Разу М.Л., Шапиро В.Д., Шейнберг М.В., Якутии Ю.В. и др.), современные теории менеджмента, законодательные и нормативные документы президента, правительства и различных министерств и комитетов РФ.
Методология исследования базируется на применении следующих методов научного познания: методы организационного моделирования, методы сравнительного и ситуационного анализа, методы системного анализа.
Объектом исследования является проект совершенствования документооборота.
Предметом исследования являются процессы управления, оказывающие влияние на совершенствования документооборота.
Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность. В первой главе рассматриваются характеристика документационного обеспечения управления, требования к делопроизводству в организации.
Во второй главе подробно дается анализ постановки делопроизводства в ОАО «РЖД» в настоящее время.
В третьей главе приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота в ОАО «РЖД», по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций.
В заключении подводятся итоги исследования, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию документооборота.